先保存原始出生记录
准备资料时，先照抄出生证明或家中旧记录，不要急着转换日期。公历还是农历、早上还是晚上、时间是否约数，都应写清楚。把“农历六月初三，晚上九点多”直接改成一个看起来精确的公历时刻，会丢掉原本的不确定性。留存原记录和整理后的版本，日后发现差异时才知道问题出在哪一步，也方便与家人核对。
地点要写出生地
地点指实际出生的城市，而不是籍贯、户籍所在地或现在住址。比如父母籍贯在广州，孩子在巴黎出生，后来迁居上海，原始资料应写巴黎。城市与国家有助于确认当时使用的钟表时间；若需要讨论地方太阳时，还可能涉及更具体的位置。通常没必要公开家庭门牌，先提供足以核实时间制度的城市信息就够了。
把确定程度写出来
资料可以分成有凭据、家人口述和个人推测三层。医院记录的时间与“天刚亮”的回忆，可靠程度不同，不能写成同样精确的数字。例如只确认在上午九点到十一点之间，就保留这个范围；如果家人两种说法相差一个小时，也应同时记下。说明资料的边界，比为了得到一张完整命盘随意选一个时间更有用。
不要提前替系统换算
有些表格接受当地时间，有些要求统一时区，有些另设夏令时选项。提交前先看输入说明，尤其避免自己减过一小时，又让工具再调整一次。可以在备注写“出生证明当地钟表时间，未换算”，让接收资料的人明确起点。原始日期与换算结果应分开保存，后者出现跨日时，也不应覆盖原来的出生证明日期。
昵称与隐私信息分开
研究命理并不需要把身份证号码、证件照片或详细住址放进公开讨论。使用昵称就能区分不同人的资料，必要的时间和城市也应只交给可信的接收方。替家人询问前，先取得对方同意；保存他人的记录时，还要想清楚以后如何删除。资料准确与个人隐私并不冲突，少收无关信息反而更方便长期维护。
提交前做一次逐项复核
最后检查年份是否四位数、农历是否注明闰月、上午下午是否写反、城市是否有重名、时间是否已经换算。可以请家人只核对事实，而不先看解释结果，减少因喜欢某段批语而倒过来改资料的情况。本文是一份资料准备说明，不表示元神九星已经提供八字排盘；不同体系需要的信息和处理方法也不宜混用。